Automatyzacja procesów biznesowych w firmie na przykładzie zarządzania rozrachunkami z dostawcami (zobowiązania accounts payable)
Jacek Dudkiewicz
Ekspert Fundacji Platforma Przemysłu Przyszłości, Prezes Zarządu Rhenus Data Office Polska Sp.z o.o.
W artykule przedstawiamy tematykę automatyzacji procesów biznesowych przy pomocy software-robotów, czyli działanie łączące człowieka z technologią w miejscu pracy, jakim jest biuro. Miejsce to kojarzy się z wykonywaniem szeregu czynności intelektualnych z użyciem komputera, polegających na przeszukiwaniu, pobieraniu, przenoszeniu i procesowaniu danych pochodzących z aplikacji, systemów, portali, e-maili, baz danych i wielu innych źródeł.
Od wdrożenia nowoczesnych technologii firmy oczekują przede wszystkim oszczędności, zwiększenia produktywności, zmniejszenia ilości lub wyeliminowania błędów, pozytywnego wpływu na doświadczenia klientów oraz zwiększenia obrotów przez personalizację i predykcję. Jednym z rozwiązań, którego wprowadzenie pozwala na wyprzedzenie konkurencji, jest posiadanie własnej platformy i przekierowanie na nią strumienia klientów. W zależności od tego, o jakiej technologii mówimy, siła jej wpływu jest różna. Nie zmienia to jednak podstawowych oczekiwań związanych z cyfrową transformacją, jakimi są szybszy rozwój biznesu i zwiększenie jego rentowności. Przedsiębiorstwa dochodzą do standardów Przemysłu 4.0 różnymi drogami i przy użyciu różnych technologii, ale wcześniej czy później każde z nich będzie skonfrontowane z koniecznością automatyzacji zarówno czynności fizycznych, jak i intelektualnych.
Automatyzacja procesów zwana jest też często robotyzacją, a jej narzędziem jest RPA, czyli Robotic Process Automation. Robot taki przyspiesza wykonanie zadań średnio od 2 do 7 razy oraz może działać na 3 zmiany bez przerw, urlopów i zwolnień chorobowych. Eliminuje również typowe ludzkie błędy przy przenoszeniu danych, a okres zwrotu (liczony jako ROI) w polskich realiach wynosi średnio kilka miesięcy.
Firma KPMG opublikowała w 2021 roku raport pt. „Being a resilient Digital CFO”[1], w którym przedstawiła wyniki badań, które wykazały, że cyfryzacja operacji, produktów i usług jest priorytetem dla prawie połowy dyrektorów finansowych. Na drugim miejscu znalazła się poprawa efektywności działania procesów. Tym samym nowoczesny dyrektor finansowy staje się współtwórcą cyfrowej transformacji w firmie – to właśnie w podległym mu departamencie na ogół następuje wdrożenie pierwszego biurowego robota.
W niniejszym artykule opowiem więcej o robotyzacji w obszarze finansów, której celem jest codzienne wsparcie pracowników w procesie zarządzania rozrachunkami z dostawcami, czyli rozrachunkami po stronie zobowiązań. Analogicznie można znaleźć przykłady wdrożeń w obszarze rozrachunków z odbiorcami, czyli po stronie należności, w powiązaniu z działaniami windykacyjnymi, a także szereg zastosowań w controllingu.
Opis zarządzania stroną zobowiązań rozpocznę od samego początku tego procesu, czyli od momentu pojawienia się zamówienia na dany towar lub usługę. Następnie zostanie przedstawione wpłynięcie i procesowanie faktury zakupowej, po której następuje dokonanie płatności i ostateczne rozliczenie rozrachunku.
Zarządzanie zamówieniami
Sprawnie prowadzona polityka zaciągania zobowiązań kładzie bardzo duży nacisk na zarządzanie zamówieniami, ponieważ planowanie wydatków i płynność przedsiębiorstwa w dużym stopniu zależy od decyzji zakupowych. To właśnie zamówienia kreują zdarzenia gospodarcze, które mają największe znaczenie dla zapewnienia ciągłości pracy i stabilności finansowej każdego przedsiębiorstwa. System zarządzania zamówieniami powinien koncentrować się na następujących etapach:
a) Zdefiniowanie zapotrzebowania
Na tym etapie uprawnieni pracownicy mogą określić zapotrzebowanie związane np. z zakupem materiałów eksploatacyjnych czy usług związanych z realizacją bieżących zadań. Rozwiązania klasy Robotic Process Automation pozwalają na budowanie i utrzymywanie ewidencji towarów lub usług powiązanych z preferowanymi dostawcami. Na tej podstawie można dynamicznie tworzyć katalog produktów dostępnych dla poszczególnych pracowników i uzależnić go od roli w organizacji na podstawie uprawnień powiązanych ze stanowiskami.
b) Agregowanie zamówień
Okresowa analiza zapotrzebowań składanych na artykuły z danej grupy ułatwia przygotowanie zapytania ofertowego dla preferowanych dostawców, korzystanie z oferowanych promocji, a także okresowe składanie automatycznych zamówień do firm objętych umową ramową. Standaryzacja i grupowanie towarów lub usług znacząco wspomaga pracę działów zakupu i negocjacje z dostawcami.
c) Zatwierdzanie zamówień
Na podstawie predefiniowanych szablonów zamówień możliwe jest automatyczne przygotowanie dokumentu zamówienia oraz przesłanie go do akceptacji przez uprawnione osoby. Zatwierdzenie zamówienia może być uzależnione od łącznej kwoty oraz innych kryteriów narzuconych przez wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa. W każdym przypadku możliwe jest zastosowanie uproszczonych procedur zatwierdzania zamówienia, jeśli dotyczy ono np. standardowych produktów, których cena uzgodniona została w wyniku negocjacji z preferowanym dostawcą. Bardzo często tego typu działania zmuszają organizacje do zmiany swoich planów upoważnień, a w przypadku ich braku do stworzenia takich planów, co zdecydowanie zwiększa system kontroli wewnętrznej w organizacji.
d) Wysyłanie i potwierdzanie zamówień
Ostatnim etapem procesu zarządzania zamówieniami jest ich finalne zatwierdzenie i wysłanie. Zaakceptowane dokumenty mogą być automatycznie przesyłane do dostawców za pomocą poczty tradycyjnej lub elektronicznej, jak również na drodze elektronicznej wymiany danych (EDI), wówczas pojawiają się one bezpośrednio w systemie dostawcy. Jeżeli w firmie funkcjonuje system obiegu faktur, możliwa jest integracja, która pozwala na uproszczoną akceptację tych dokumentów (o ile powołują się one na numer zamówienia i są z nim zgodne). System obiegu dokumentów jest kolejnym potencjalnym zastosowaniem technologii, które daje szczególnie duże możliwości w kontekście digitalizacji, czyli ekstrakcji danych z dokumentów papierowych do formy cyfrowej.
Procesowanie faktur zakupowych
Jest to jeden z najistotniejszych elementów zarządzania zobowiązaniami każdego przedsiębiorstwa. Automatyzacja tych procesów pozwala na sprawną rejestrację, weryfikację, zatwierdzanie i rozliczanie faktur związanych z zakupem towarów i usług. Pomimo, że informacje zawarte w fakturach mają treść określoną odpowiednimi ustawami, to już struktura, sposób ich wystawiania, a docelowo zarządzanie nimi w różnych organizacjach jest zupełnie inne.
a) Rejestracja dokumentów
Pierwszym etapem tego procesu jest rejestracja dokumentu zaraz po jego wpływie do firmy. Polega ona na wprowadzeniu do dziennika dokumentów przychodzących podstawowych danych z faktury, takich jak: data wystawienia, data sprzedaży, numer faktury, NIP kontrahenta, kwota należności, stawka VAT itd. oraz na wskazaniu jednostki organizacyjnej, której dany koszt dotyczy, i o jakim typie usługi bądź towaru jest mowa. Na tym etapie można automatycznie zarejestrować datę wpływu dokumentu do organizacji na potrzeby podatku VAT, a jego wstępny opis nie wymaga specjalistycznej wiedzy księgowej, więc może być wykonany przez robota. Wprowadzenie dokumentu do systemu obiegu dokumentówpoprzez jego rejestrację i zeskanowanie ułatwia rozpoczęcie merytorycznego opisu faktury i pozwala na pracę z jego elektroniczną wersją. Dane wprowadzone na tym etapie powodują przydzielanie poszczególnych zadań odpowiedniej grupie lub konkretnym pracownikom odpowiedzialnym za dane zamówienie.
b) Rozpoznawanie treści faktury
Umożliwia odczytanie kluczowych danych i automatyczne przypisanie ich do odpowiednich pól, co z kolei eliminuje lub ogranicza konieczność przepisywania tych informacji w systemie księgowym. Automatyzacja procesu odczytu danych z dokumentu jest uzależniona od jego formatu. Przykładowo, dla dokumentów w formacie pdf z warstwą tekstową, w większości przypadków można wykorzystać wbudowaną funkcjonalność platform robotycznych RPA. Podobnie jest z danymi otrzymywanymi poprzez EDI. W przypadku otrzymywania faktur w postaci papierowej, nawet po ich zeskanowaniu nie wszystkie dane mogą być odczytane automatycznie ze 100% dokładnością (błędy odczytu, zabrudzenia itp.). Oprogramowanie OCR umożliwia wyświetlenie i skorygowanie danych budzących wątpliwości. Decyzja o wyborze zakresu rozpoznawania faktury oraz spodziewanej skuteczności i opłacalności tego mechanizmu zależy głównie od ilości i jakości otrzymywanych dokumentów, jak również od wybranej technologii.
c) Opisanie i dekretacja faktury
Ten etap polega na przypisaniu dokumentu do odpowiednich kategorii grupujących, definiowanych indywidualnie przez każdą organizację, pod kątem informacji zarządczej. W zależności od wewnętrznych regulacji oraz późniejszych potrzeb raportowych dokument na etapie dekretacji może zostać powiązany z centrami zysku, miejscami powstawania kosztów (MPK), projektami, zamówieniami czy umowami. Na tym etapie można także wprowadzić dodatkowe informacje, które precyzują opis – szczególnie w sytuacjach, w których treść pozycji na fakturze niewystarczająco opisuje charakter samej transakcji.
W trakcie dekretacji wychwytywane są również pomyłki związane z niewłaściwym przyporządkowaniem dokumentu do jednostki organizacyjnej lub błędy w dostarczonych dokumentach. Wówczas możliwe jest automatyczne wysłanie wezwania do poprawienia dokumentu przez dostawcę. Wykorzystanie robota na tym etapie przynosi wymierne korzyści, np. rozpoznanie konkretnego dostawcy lub rodzaju usługi pozwala na automatyczną dekretację dokumentu.
d) Integracja systemowa
Wystawianie faktury oraz jej późniejsze księgowanie nie zawsze odbywa się w tym samym systemie lub rozwiązaniach tego samego producenta. Dzięki robotom można zbudować dowolny interfejs wymiany danych, umożliwiający dwustronną komunikację.
Bardzo istotny jest fakt komunikowania się robota z różnymi systemami. Integracja z systemem księgowym to często etap procesu, w którym przekazywana jest informacja o pojawieniu się nowego zobowiązania. Na etapie dekretacji zobowiązanie zostaje powiązane z kontami księgowymi i poszczególne elementy są agregowane, a informacja o przewidywanych kosztach jest przekazywana do odpowiednich managerów. W przypadku braku faktury, dzięki rejestracji zamówienia w systemie, możliwe jest automatyczne zakładanie rezerw kosztowych w księgach za pomocą zdefiniowanego algorytmu. Oprócz integracji z systemem księgowym, w zależności od wykorzystywanych rozwiązań, możliwa jest również integracja np. z systemami do zarządzania zamówieniami.
Pracownicy działów finansowych komunikują się z robotem na wiele różnych sposobów. Najprostszym z nich jest uruchomienie robota przy pomocy ustalonego skrótu klawiszowego. Roboty mogą również oczekiwać na wykonanie uzgodnionej operacji np. wysłanie e-maila, wprowadzenie danych do komórek w arkuszu Excel, czy uzupełnienie pól w wybranej aplikacji. Dodatkowo robot może pracować według ustalonego harmonogramu, poza standardowymi godzinami pracy, jak chociażby w nocy.
W samym procesie, dzięki szybkiemu pojawieniu się prawidłowej informacji o powstaniu zdarzenia gospodarczego w formie zamówienia, które pociąga za sobą koszt, możliwe jest wychwycenie sytuacji, w której wystawca faktury domaga się podwójnej lub nienależnej zapłaty. Tak więc również na tym polu wiele prostych czynności kontrolnych wykona za nas robot, oszczędzając nasz czas, który możemy spożytkować dużo bardziej produktywnie.
Proces raportowania
Dzisiejsze systemy pozwalają śledzić wszystkie etapy procesu i raportować aktywność użytkowników. W każdym momencie możliwe jest filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów. Raporty mogą być przygotowywane bezpośrednio w systemie, ale w przypadku, gdy dział controllingu firmy korzysta z własnych narzędzi raportowych, możliwy jest również automatyczny eksport/import bazy danych, z której informacje mogą być przetwarzane lub wyświetlane w dowolnej formie i układzie. Komponent robotyczny jest często wykorzystywany do powtarzalnych czynności raportowych, które dzięki tej technologii mogą być wykonywane automatycznie, nawet poza godzinami pracy. Raporty są w 100% wiarygodne, ponieważ roboty pracują według ściśle zdefiniowanych kryteriów i nie popełniają pomyłek, które mógłby zrobić znużony podobnymi czynnościami pracownik.
Podsumowanie
Robot nie zabierze pracy księgowym, ale zmieni jej charakter i sposób wykonywania. Robotyka przyspiesza wykonywanie zadań i uwalnia zasoby ludzkie w organizacji. Umożliwia im to zajęcie się bardziej zaawansowanymi zadaniami, analizą danych przygotowanych przez robota i wyciąganiem wniosków na ich podstawie. Jest to szczególnie istotne również w kontekście niedoboru mniej wykwalifikowanych pracowników na rynku.
W czym więc taki robot może faktycznie pomóc? Głównie w wykonywaniu prostych, powtarzalnych czynności, które są czasochłonne, ale nie wymagają dużego zaangażowania intelektualnego. W konsekwencji robot zajmuje się żmudną pracą i pozwala innym pracownikom wygospodarować czas na inne zadania. Przyjmuje się, że potencjał na automatyzację w działach finansowych jest jednym z najwyższych w przedsiębiorstwie, a jej stopień oscyluje pomiędzy 20% a 40%. Z punktu widzenia oszczędności w firmie, nawet tak względnie wysoki stopień wirtualizacji etatów może być jednak niezauważalny (np. w firmie zatrudniającej 100 osób, tylko 4 pracowników zajmuje się sprawami księgowymi i finansami, co przy prawie 30% automatyzacji daje oszczędność równą kosztom osobowym jednego pracownika w skali roku). Niemniej jednak warto takową automatyzację przeprowadzić, gdyż jest zazwyczaj stosunkowo prosta, wprowadza cyfrowego pracownika do firmy oraz daje możliwość dalszego eksplorowania potencjału automatyzacyjnego w obszarze obsługi klienta, HR, IT, procesu planowania produkcji i wielu innych.
Wracając jednak do automatyzacji rozrachunków z dostawcami, można się zastanawiać, jakie faktury najlepiej dać robotowi do księgowania. Najlepiej takie, które są najbardziej czasochłonne do wprowadzania, ale nie wymagają specjalistycznej wiedzy i analizy oraz podejmowania decyzji.
Innym częstym pytaniem jest to, czy robot potrafi księgować i przychody, i koszty. Jeżeli ustalimy właściwe parametry księgowania, to robot może zająć się zarówno stronę przychodową, jak i kosztową. Co jednak zrobić, jeśli robot nie będzie wiedział, w jaki sposób zaksięgować VAT? Tak jak wspomniano, zwykły robot nie zastąpi wiedzy merytorycznej i analizy danego zdarzenia gospodarczego pod kątem podatkowym. Ludzie i ich kompetencje są nadal potrzebni, zarówno do obsługi wyjątków w standardowym procesie, jak i do oceny, wyciągania wniosków oraz kreatywnego lub empatycznego podejścia do innych ludzi i ich spraw.
Kolejnym pytaniem jest to, czy robot potrafi czytać. Odpowiedź na nie zależy od tego, jaki rodzaj czytania mamy na myśli. Jeżeli chodzi o czytanie danych już w postaci elektronicznej, czyli ustrukturyzowanych, to robot jak najbardziej te dane odczyta i przetworzy. Natomiast jeżeli mamy na myśli czytanie dokumentów w formie papierowej, to aby robot zrozumiał ich treść, dokumenty te muszą być wcześniej zeskanowane i poddane analizie przez systemy typu OCR.
Roboty docelowo zmienią pracę w działach finansowych, jednak nie jest to zmiana rewolucyjna, a ewolucyjna. We wspomnianym raporcie KPMG podaje, że obecnie 27% przedsiębiorstw posiada wdrożone narzędzia klasy RPA w finansach, a ich wdrożenie w kolejnych 3–5 latach deklaruje kolejnych 40%. Już teraz mamy do czynienia z upowszechnianiem się automatyzacji procesów w firmach, co wynika z możliwości korzystania z robotów w modelu usługowym Robot as a Service. Na rynku jest coraz więcej doświadczonych analityków procesowych i programistów modelujących roboty, w tym również w wyspecjalizowanych firmach usługowych. Szybko rosnące koszty osobowe skłaniają do podjęcia decyzji o zatrudnianiu cyfrowych pracowników. Można powiedzieć, że (w dużym przybliżeniu) koszt roczny jednego robota wraz z jego budową i utrzymaniem nie przekroczy połowy kosztów zatrudnienia jednego pracownika. Robotyka przyspiesza wykonywanie zadań i uwalnia zasoby ludzkie w organizacji, generując znaczące oszczędności. Zwiększa poziom satysfakcji tak pracownika, jak i klienta, eliminuje błędy i zwiększa poziom bezpieczeństwa operacji.
Tariq Qureishy powiedział: „Anything that can be automated will be automated, and anything that’s left will become 100 times more valuable”[2], co oznacza „Wszystko, co może być zautomatyzowane, zostanie zautomatyzowane, a wszystko, co pozostanie, stanie się 100 razy bardziej wartościowe”. Robotyka paradoksalnie polega na tym, aby praca robota pozwoliła człowiekowi na prowadzenie wartościowego życia, z którego może być zadowolony. Czy tak będzie i w Państwa firmie, zależy od decyzji, jaką każdy właściciel firmy, prezes lub dyrektor finansowy będzie musiał podjąć w najbliższym czasie.
[1] Finance of the Future: Being a Resilient Digital CFO, KPMG, 2021 r.
[2] F. Churchill, Throw away change management plans, Supply Management, 2017 r.
