Testowanie rozwiązań w obszarze cyfryzacji procesów administracyjnych i biznesowych jest dość skomplikowane i pracochłonne. Powodem takiego stanu rzeczy jest konieczność zrealizowania szeregu niezbędnych zadań, które będą możliwie najwierniej oddawać realia właściwego wdrożenia. W praktyce oznacza to najczęściej wykonanie wielu zadań związanych z analizą procesów biznesowych i wymagań w zakresie konkretnego obszaru transformacji (np. zarządzania, działań operacyjnych, marketingu itp.). Jednym z rozwiązań jest wdrożenie pilotażowe, przy którym możemy wykonać takie zadania w odniesieniu do części procesów. Pozostaje jednak pytanie, czy i jak dobrze zostaną odzwierciedlone warunki właściwego wdrożenia?
Przy testowaniu rozwiązań w obszarze cyfryzacji procesów administracyjnych i biznesowych można też posiłkować się wersjami demonstracyjnymi narzędzi, zarówno dostępnymi na lokalnych serwerach przedsiębiorcy (ang. on-premise), jak i w wersjach SaaS (oprogramowania jako usługi). Takie rozwiązanie obarczone jest jednak wadami wynikającymi z jego niepełnego dopasowania do wymagań przedsiębiorcy, nawet jeśli mamy do czynienia z tzw. rozwiązaniami pudełkowymi..
Finalnym testem jest wdrożenie, które obejmuje także implementację infrastruktury, zakup licencji oraz wdrożenie rdzenia (modułów głównych – bazowych). Natomiast realizując pilotaż można posiłkować się wynajmem infrastruktury chmurowej.
Niniejsza sekcja charakteryzuje krótko zadania testowe, które dotyczą konkretnego wdrażanego działania i są ściśle związane z transformowanym obszarem procesów administracyjnych i biznesowych. W przypadku opracowania studium wykonalności po zakończeniu procedury testowej powinniśmy otrzymać wyniki, z których możemy skorzystać przy aktualizowaniu mapy drogowej. Weryfikacja zaplanowanych rozwiązań obejmuje najczęściej kilka etapów. Kluczowe z nich to:
- mapowanie procesów biznesowych, zdefiniowanie zbiorów danych i zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych;
- opracowanie studium wykonalności wdrożenia w odniesieniu do konkretnego obszaru;
- przeprowadzenie wdrożenia pilotażowego lub testów wersji demonstracyjnej.
Etapy możemy rozpisać w sposób bardziej szczegółowy:
1. Mapowanie procesów biznesowych, zdefiniowanie zbiorów danych i zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych
Wysoce prawdopodobne jest, że w trakcie wdrażania narzędzi transformacji cyfrowej, część procesów ulegnie zmianie, gdyż nieodłącznym elementem takich wdrożeń jest reorganizacja i optymalizacja procesów biznesowych.
Etap testowania w tym zakresie może obejmować następujące zadania:
- Analiza procesów biznesowych – analiza procesów biznesowych powinna w minimalnym zakresie objąć obszary procesów administracyjnych i biznesowych, których dotyczą planowane działania.
Jest ona kluczowa z punktu widzenia potrzeby określenia zarówno procesów i KPI, które mają wspierać technologie Przemysłu 4.0, jak i zakresu danych, jakich potrzebujemy do usprawnienia procesów w ramach transformacji cyfrowej. - Zdefiniowanie kluczowych KPI – zadanie dotyczy zdefiniowania kluczowych procesów i KPI istotnych z punktu widzenia transformacji cyfrowej w obszarze procesów administracyjnych i biznesowych. Jego realizacja składa się z kilku zadań cząstkowych:
- przygotowanie rejestru wskaźników KPI, których monitorowanie jest kluczowe w kontekście prowadzenia biznesu;
- identyfikacja procesów biznesowych, które pozwalają na monitorowanie tych KPI.
- Mapowanie i optymalizacja procesów biznesowych – w praktyce oznacza to najczęściej także reorganizację procesów biznesowych. Korzystanie z technik cyfrowych nie tylko usprawnia wybrane procesy, ale też powoduje najczęściej zmianę realizacji konkretnego procesu biznesowego.
Mapowanie procesów biznesowych z uwzględnieniem procesów i KPI istotnych z punktu widzenia transformacji cyfrowej w obszarze procesów administracyjnych musi stanowić odpowiedź na pytanie, jak będą wyglądały procesy po reorganizacji i jakie dane są potrzebne do ich realizacji. - Opracowanie definicji zestawów danych – zadanie polega na określeniu jakie dane są konieczne do monitorowania procesów i KPI.
W tym kroku powinniśmy wykonać następujące zadania cząstkowe:- określenie zestawów danych, które są kluczowe z punktu widzenia monitorowania procesów i KPI po przeprowadzeniu transformacji;
- przeprowadzenie analizy sposobu przetwarzania określonych zestawów danych i korzystania z nich, umożliwiającego monitorowanie procesów i KPI zidentyfikowanych wcześniej.
- Określenie wymagań co do danych – realizacja zadania wymaga opisania celu i sposobu przetwarzania danych w odniesieniu do każdego zestawu. Muszą zostać opisane procedury, mechanizmy i narzędzia ich pozyskania. Kluczowe jest określenie dostępności danych.
W przypadku każdego zestawu należy określić stopień dostępności danych oraz – jeśli ich dostępność jest zbyt niska, należy opisać i oszacować koszty działań, które pozwoliłyby zbierać dane oraz korzystać z nich do zasilania zestawów danych.
2. Opracowanie studium wykonalności wdrożenia w odniesieniu do konkretnego obszaru
Opracowanie studium wykonalności wdrożenia jest jednym z kluczowych kroków weryfikowania zasadności konkretnej inicjatywy. Dysponując danymi zebranymi wcześniej, możemy przejść do analizy wykonalności technicznej i finansowej. Należy zaznaczyć, że niektóre rozwiązania składowania danych są bardzo kosztowne, gdyż pociągają za sobą inwestycje w infrastrukturę serwerową – zarówno w sprzęt, jak i w licencje. Na szczęście tylko w kluczowych projektach buduje się dedykowane systemy składowania i analizy danych, a A te, które zostały wdrożone wcześniej, najczęściej służą wielu kolejnym inicjatywom.
Opracowanie studium wykonalności składa się co najmniej z następujących kroków w obszarze samej transformacji cyfrowej:
- określenie wymagań technicznych w odniesieniu do każdego zestawu danych, które umożliwiają składowanie i przetwarzanie danych spełniających określone wymagania
Na tym etapie muszą zostać określone wymagania infrastrukturalne w odniesieniu do każdego zestawu danych. Najczęściej zadanie to wymaga współpracy z konsultantami, firmami IT oraz dostawcami rozwiązań technicznych i informatycznych, ponieważ integracje i pozyskiwanie danych z systemów i urządzeń cyfrowych wymagają najczęściej wdrożenia dodatkowych rozwiązań informatycznych w postaci co najmniej specjalistycznego oprogramowania, a czasem także zakupu infrastruktury. - konsolidacja wymagań w odniesieniu do wszystkich zestawów danych w celu uzyskania obrazu całości infrastruktury
Na tym etapie, kiedy już dysponujemy informacjami o ograniczeniach dostępności czasowej w odniesieniu do poszczególnych zbiorów danych, możemy konsolidować zbiory danych. W ten sposób powstaje koncepcja architektury i infrastruktury. Najprostszym przypadkiem jest sytuacja, kiedy wszystkie dane posiadają ten sam rygor dostępności. Wtedy możemy zbierać je i składować na przykład. we własnym (korporacyjnym) centrum przetwarzania danych lub regionalnym centrum przetwarzania danych. - opracowanie wariantów wdrożenia, które powinny uwzględniać różne zakresy danych, niezbędnych do monitorowania zidentyfikowanych procesów i KPI, oraz autonomiczność wdrażanych wariantów/podsystemów
Realizacja etapu powinna uwzględniać materiał opracowany na wcześniejszych etapach niniejszego zadania. Kluczowe jest uwzględnienie możliwych wariantów wdrożenia w zależności od architektury podsystemu składowania danych. Jeśli realizacja konkretnego celu przetwarzania danych dopuszcza istnienie wariantów, to należy to ująć w analizie.
3. Przeprowadzenie wdrożenia pilotażowego lub testów wersji demonstracyjnej
Przeprowadzenie programu pilotażowego stanowi swego rodzaju miniwdrożenie. Po wybraniu techniki i/lub oprogramowania, którą ma być przetestowana, należy zorganizować program pilotażowy, następnie przeprowadzić go, wykonując następujące czynności:
- Określ jasne cele i zakres – rozpoczynając program pilotażowy, musisz jasno określić swoje cele i zadania związane z nowym narzędziem oraz to, co chcesz osiągnąć. Zadaj sobie pytanie, co oznacza sukces wdrożenia danego rozwiązania.
- Określ terminy i czas testów – zastanów się, ile czasu potrzebne jest na przeprowadzenie testów rozwiązania w rutynowym przypadku użycia, wliczając w to czas konfiguracji. Ważne jest, aby zaplanować korzystanie z narzędzia w taki sposób, w jaki będzie ono używana na co dzień, ale także uwzględnić czas na przetestowanie dodatkowych przypadków użycia lub wypróbowanie funkcji, które mogą nie być potrzebne na co dzień.
- Wybierz swoją grupę testową – dobrym sposobem jest rozpoczęcie testowania w jednym zespole w organizacji lub w małym projekcie pilotażowym liczącym około 10-20 osób. Niezależnie od tego, kto zostanie wybrany do grupy, muszą to być osoby, które będą regularnie korzystać z nowego narzędzia.
- Opracuj plan wprowadzania użytkowników – zapewnij uczestnikom zespołu testującego szkolenia. Będzie to przynosić korzyści również po zakończeniu pilotażu, ponieważ pracownicy ci będą zaznajomieni z narzędziem/oprogramowaniem i będą rozumieć jego wartość.
- Przeprowadź testy – zainstaluj i skonfiguruj wersję testową zgodnie z założeniami wypracowanymi wcześniej i przeprowadź testy.