Przedsiębiorstwo najprawdopodobniej będzie prowadzić wiele działań, często równoległych, dotyczących wdrażania kolejnych produktów i modeli biznesowych, które mogą dotyczyć rozłącznych zbiorów danych. W praktyce oznacza to współistnienie pomysłów czekających na implementację oraz projektów będących właśnie w trakcie wdrażania (Rys. 1).
Cele zdefiniowane w zarysie mapy drogowej (Rysunek 1.) mają zapewnić zbudowanie środowiska odpowiedniego nie tylko do testowania koncepcji, ale też do wdrażania modeli biznesowych i obejmują:
- wymagania w zakresie danych (ang. data requirements) – dostępność i różnorodność danych, dane własne i zewnętrzne oraz nowe i już istniejące, a także określenie danych strukturalnych i niestrukturalnych;
- kulturę danych (ang. data governance) – jakość, prywatność, własność, dostępność i bezpieczeństwo danych oraz etyczne zasady ich wykorzystania;
- technologię (ang. technology) – zbieranie, składowanie, przetwarzanie, prezentacja i wizualizacja danych;
- kompetencje i umiejętności (ang. skills and capacity) – uzupełnianie braków w kompetencjach, ustalanie wymagań szkoleniowych, zasoby wewnętrzne i zewnętrzne, partnerstwa;
- implementacja i zarządzanie zmianą (ang. implementation/change management) – wdrażanie rozwiązań oraz nadzór nad prywatnością, własnością, dostępem i bezpieczeństwem danych.
W przypadku korzystania z danych w transformacji cyfrowej, działania skupiają się na wielu zadaniach i wyzwaniach określanych jako przypadek użycia (ang. use case). Dotyczą one zarówno pozyskiwania, składowania jak i analizy danych, a także projektowania kompletnie nowych modeli biznesowych, które się na nich koncentrują.
Na różnych poziomach implementacji cyfrowej pojawiają się wyzwania, których nazwy zawierają słowa kluczowe określające jakich obszarów one dotyczą, np. zagadnienie przekrojowe dotyczące: danych, kultury danych, technologii przetwarzania danych, kompetencji i umiejętności oraz implementacji zmiany i zarządzania nią.
Formy testowania koncepcji wdrożenia w przypadku obszaru korzystania z danych w transformacji cyfrowej skupiają się na kilku zadaniach, które dotyczą zarówno danych (ich pozyskiwania, składowania i analizy) jak i możliwości zaprojektowania kompletnie nowych modeli biznesowych skoncentrowanych na danych. W tym przypadku testowanie najczęściej polega na opracowaniu wersji roboczych studiów wykonalności, które pozwalają ocenić możliwości, wyzwania oraz potencjalne ryzyko, oczywiście pod warunkiem, że niosą one za sobą wartość i są na tyle kompletne, aby pokazywać konkretne działania i ich charakterystykę.
Kluczowe cele mapy drogowej
Istnieje kilka krytycznych celów map drogowych transformacji cyfrowej, które należy wziąć pod uwagę przy ich tworzeniu.
- Łatwy dostęp i dynamika – w miarę postępów mapa powinna łączyć osiągnięcia z aktualizowanymi strategiami, a pracownicy powinni mieć do niej stały dostęp.
- Charakter społeczny planu działania – cele, strategie i taktyki nie powinny być dla pracowników tajemnicą. Każdy w firmie musi mieć dostęp do mapy oraz możliwość komentowania, sugerowania pomysłów i angażowania się w jej tworzenie.
- Wizualizacja mapy drogowej – aspekt wizualny jest ważny, ponieważ pomaga pracownikom zorientować się, od czego naprawdę zaczyna się mapa. Powinna ona być wielowarstwowa oraz obejmować wiele różnego rodzaju danych dotyczących kroków, które organizacja będzie podejmować podczas transformacji.
- Dostosowanie mapy do planów biznesowych i technologicznych – mapa drogowa powinna być dostosowana do wymogów planowanych zmian i projektów. Na mapie może pojawiać się wiele zadań przeznaczonych do równoległej implementacji, najważniejsze jest jednak, aby pamiętać, że istnieje jedna mapa, która jest źródłem kompleksowej informacji.
Komponenty mapy drogowej
Mapa drogowa pokazuje zazwyczaj etapy pracy albo poziomy dojrzałości, które organizacja musi osiągnąć w trakcie transformacji. Na mapie mogą zostać przedstawione następujące elementy:
- Inicjatywy są zorganizowane według dat wydania – zarówno upływ, jak i wymiar czasu należy zaprezentować graficznie w czytelny sposób. Określ, co stanie się z inicjatywą cyfrową, kiedy zostaną osiągnięte kamienie milowe.
- Inicjatywy są pogrupowane według kategorii – ten sposób grupowania pomaga pracownikom uzyskać szerszą perspektywę w trakcie analizowania szczegółów.
- Przedstawione są koszty inicjatywy – mapa powinna określać koszty (przynajmniej szacunkowe) każdego zadania. Każdy krok inwestycji w transformację cyfrową wymaga przeprowadzenia takiej analizy. Działanie powinno rozpoczynać się od inwentaryzacji.
- Przedstawiono złożoność inicjatywy – niezależnie od kosztów, wdrażanie niektórych inicjatyw jest bardziej skomplikowane. Spowodowane jest to m.in. wyzwaniami regulacyjnymi, liczbą obszarów w firmie, na które inicjatywa ma wpływ itp. Należy to pokazać na mapie.
- Przedstawiono wpływ inicjatywy – mapa powinna pokazywać, na jakie obszary działania i jednostki organizacyjne będą miały wpływ poszczególne wdrożenia.
- Ukazana jest priorytetyzacja inicjatyw i funkcji – ważne jest określenie najważniejszych działań, np. rozpoczęcie prac od zajęcia się zadaniem o wysokim priorytecie i dużym wpływie, a nie tym o niskim priorytecie i małym wpływie. Zaawansowane wizualizacje, które ukazują to rozróżnienie, mogą pomóc uczestnikom działań zorientować się w celach i krytycznych zadaniach transformacji.
- Technologia przedstawiana jako aktywująca możliwości biznesowe – mapa drogowa musi uwzględniać nie tylko aspekty biznesowe, ale też technologiczne. Powinna obejmować planowane zmiany w technologii oraz uwzględniać obecne i przyszłe możliwości organizacji, m.in. to, jakie narzędzia wprowadzasz np. platformy technologiczne czy platformy zarządzania projektami. Należy też upewnić się, że osoby przez Ciebie zatrudnione mają właściwe role.
Wizualizacje mapy drogowej
Stworzenie wizualizacji mapy drogowej jest bardzo istotne. Przedstawiona w ten sposób mapa jest nie tylko bardziej czytelna, ale także ułatwia rzetelną ocenę, jaki wpływ na organizację będzie miała realizacja danego przedsięwzięcia.
Szacowanie kosztów i ROI
Firmy nieustannie zmagają się z określeniem wysokości zwrotu z inwestycji w transformacje cyfrowe (ang. Return on Investment – ROI). Trudności z tym związane wynikają z tego, że zakres wpływu tych inicjatyw jest bardzo szeroki. Za przykład może posłużyć szybko rozwijająca się branża aplikacji mobilnych – jeden z tzw. raportów Gartnera przewidywał, że do 2016 r. 75% opracowanych aplikacji mobilnych zostanie stworzonych przy niewielkimi lub wręcz żadnym uzasadnieniu biznesowym ich powstawania.
Co więcej, technologie ewoluują tak szybko, że wiele firm ma problem z oceną długoterminowego potencjału niektórych inwestycji, podobnie jak ich kosztów. Niemniej jednak poszczególne zadania i funkcjonalności powinny zostać oszacowane na tyle, na ile jest to możliwe.
Narzędziem, które może w tym pomóc jest macierz wartości służąca do oceny działań (ang. quantifying value matrix). Szacunki powinny obejmować co najmniej te informacje, które przedstawiono w zestawieniu w tabeli na Rysunku 2.
Priorytetyzacja
Ponieważ w procesie transformacji cyfrowej ryzyko dotyczy całej organizacji, ważne jest jego minimalizowanie. Najlepszą strategią przeprowadzenia zmian jest rozpoczęcie działań od zadań, które są dobrze zaplanowane, przeanalizowane i oszacowane. Przedsiębiorca powinien mieć do dyspozycji pełną informację na temat ich potencjału, kosztów i warunków. Warto rozważyć skoncentrowanie się w pierwszej kolejności na inicjatywach, które rozwijają działalność przedsiębiorstwa lub budują doświadczenia klienta, ponieważ to właśnie one najprawdopodobniej przyniosą największe zyski.
Innym sposobem ustalania priorytetów jest rozpoczęcie działań od przeprowadzenia pilotażu, np. przetestowanie inicjatyw cyfrowych, które skupiają się na mobilności oraz e-commerce. Dodatkowo w podejmowaniu decyzji pomaga wizualizacja priorytetów.
