Proces wdrożenia

W przypadku wdrożenia rozwiązań w obszarze procesów organizacyjnych i biznesowych prowadzone czynności są kontynuacją i rozszerzeniem wcześniejszych analiz, w szczególności studium wykonalności, które w pełnej wersji obejmują analizy możliwości przeprowadzenie działań związanych z wdrożeniem konkretnych rozwiązań.

Możemy rozróżnić działania, które będą wykonane:

• jednokrotnie, a następnie będą doskonalone –dotyczą one m.in. ukształtowania struktury organizacyjnej firmy, wdrożenia metodyk zwinnych i szczupłych, wdrożenia podejścia design thinking, kultury pracy z danymi, identyfikacji skalowalnych projektów itp.;
• wielokrotnie, przy wdrażaniu każdego kolejnego działania – są to wszystkie czynności, które muszą być przeprowadzone przy wdrażaniu każdego kolejnego działania, które ma na celu transformację któregokolwiek z modeli biznesowych;

Niemniej proces wdrożenia składa się z kilku dość standardowych etapów:

1. spotkanie inaugurujące (ang. kick-off) projekt;
2. opracowanie przypadków użycia;
3. przegląd stanu aktualnego (ang. AS-IS);
4. analiza wymagań biznesowych;
5. definiowanie stanu docelowego (ang. TO-BE);
6. aktualizacja mapy drogowej;
7. wdrożenie podsystemów.

Krótka charakterystyka poszczególnych etapów została przedstawiona poniżej.

Spotkanie inaugurujące projekt

Ustalenie wspólnych zasad wiąże się z koniecznością zgromadzenia interesariuszy projektu w celu wypracowania wspólnego rozumienia terminologii niezbędnej do prowadzenia analizy wymagań projektowych i osiągania rezultatów. Spotkanie to obejmuje:

• zapewnienie, że kluczowi interesariusze rozumieją podejście projektowe;
• uzgadnianie celów/celu projektu;
• uzgadnianie ról i obowiązków interesariuszy w projekcie;
• uzgadnianie, co obejmuje, a czego nie obejmuje swoim zakresem projekt, oraz co zostanie zrealizowane; ustalenie kryteriów sukcesu projektu;
• dyskusję i odpowiadanie na wszelkie pytania i wątpliwości.

Opracowanie przypadków użycia

Konieczne jest scharakteryzowanie przypadków użycia danych w odniesieniu do każdego z planowanych projektów związanych z danymi. Proces ten pomoże Ci ustalić priorytety projektów i określić, które z nich chcesz uwzględnić w swojej strategii. Pozostała część szablonu strategii w zakresie danych (ang. data strategy template z wzorca mapy drogowej) jest podzielona na różne wymagania, na przykład niezbędne dane i technologie, w które należy zainwestować. Chodzi o to, aby zidentyfikować przekrojowe wyzwania, tematy, działania, problemy i cele w tych obszarach.

Przegląd stanu aktualnego (ang. AS-IS)

Przegląd stanu aktualnego ma na celu przyjrzenie się obecnym infrastrukturze i oprogramowaniu, bieżącym źródłom danych, bieżącym systemom raportowania i analizy, bieżącemu zarządzaniu danymi oraz wszelkim wcześniejszym istotnym zabezpieczeniom projektu. Wyniki analizy stanu bieżącego powinien zapewnić łatwy do zrozumienia przegląd przepływu danych od źródła do użycia biznesowego, w szczególności z perspektywy danych i analiz.

Ważne jest, aby zrozumieć, w jakim stopniu istniejące w organizacji rozwiązania spełniają wymagania biznesowe. . Często pomaga to zrozumieć, co jest wykonalne z perspektywy aplikacji i danych, oraz zidentyfikować najważniejsze problemy.

Analiza wymagań biznesowych

Ten krok rozpoczyna się po dokonaniu przeglądu stanu aktualnego, ponieważ aby zaangażować się w rozwój organizacji w bardziej świadomy sposób musimy dobrze zrozumieć jej aktualny stan. Często zrozumienie ograniczeń istniejących systemów źródłowych może pomóc nam zarządzać oczekiwaniami, jeśli pojawiają się wymagania biznesowe, które nie są możliwe do spełnienia z punktu widzenia aktualnych źródeł danych. Działania związanie z analizą wymagań odbywają się iteracyjnie, gdyż przy każdym nowym temacie dają początek pytaniom dotyczącym bieżącego stanu. Zbieranie i analiza wymagań biznesowych są idealnymi przykładami zastosowania metodyk zwinnych i kultury otwartych innowacji.

Jednym z bardzo często stosowanych narzędzi pozwalających wyobrazić sobie cyfrowy model biznesowy, identyfikację celów i KPI oraz ocenę, jakie dane przetwarzane są na kolejnych etapach, jest rozpoczęcie od spojrzenia zorientowanego na klienta i dążenie do poprawy doświadczeniem klienta. Metodyką pozwalającą lepiej zrozumieć klientów, w tym ich zachowania i motywacje, jest podróż klienta (ang. customer journey), czyli dogłębna, sukcesywna analiza doświadczeń, przez które przechodzi klient, korzystając z określonego produktu lub usługi.

Definiowanie stanu docelowego (ang. TO-BE)

Mapa drogowa jest podstawowym sposobem przekazywania wizji kolejnych etapów rozwoju organizacji w zakresie transformacji cyfrowej. Studium wykonalności powinno przedstawiać szczegóły zakresu planowanych do wdrożenia systemów. Ten krok jest również odpowiednim momentem, by rozważyć oceny i rekomendacje platformy danych i zestawów narzędzi analitycznych, jeśli obejmuje to zakres projektu. Nawet jeśli nie jest to projekt, którego głównym celem jest wdrożenie wspomnianej platformy, to może się okazać, że przy realizacji kolejnych projektów będą pojawiać się nowe wymagania. 

Szczegółowym dokumentem określającym stan docelowy jest studium wykonalności wdrożenia. Pozwala ono na określenie kryteriów spełnienia wymagań technicznych, wariantów wdrożenia i ich kosztów. Warianty wdrożenia powinny uwzględniać różne zakresy danych niezbędnych do monitorowania procesów i wybranych KPI oraz autonomiczność wdrażanych wariantów/podsystemów.

Aktualizacja mapy drogowej

Jesteś teraz w punkcie, w którym rozumiesz obecny stan i masz jasny obraz stanu docelowego. Celem tego kroku jest zaprojektowanie (lub aktualizacja) mapy drogowej, która będzie ukazywała kolejne kroki transformacji cyfrowej organizacji, począwszy od stanu obecnego. Zakres i charakter wybranych projektów w ramach mapy drogowej zaczynają się krystalizować podczas każdego kolejnego projektu, który realizujemy.

Wdrożenie podsystemów

Wdrożenie podsystemów najczęściej odbywa się w fazach. Studium wykonalności powinno opisywać wszystkie niezbędne działania, podobnie jak mapa drogowa transformacji cyfrowej, która powinna być aktualizowana także przy okazji przeprowadzania studiów wykonalności poszczególnych projektów.

• Instalacja infrastruktury i wdrożenie aplikacji/systemu/platformy – zakup i instalacja infrastruktury wraz z oprogramowaniem systemowym i platformą składowania danych i/lub zakup usług hostingu w centrum regionalnym lub operatora chmury.
• Integracja wdrażanego systemu z innymi rozwiązaniami – wdrożenie mechanizmów integracyjnych, których zadaniem jest wymiana danych z innymi elementami infrastruktury i przesyłanie danych i dokumentów do systemu składowania danych.
• Wdrożenie systemu raportowania – zaprojektowanie raportów i kokpitów managerskich, które pozwolą analizować wyniki, monitorować procesy i analizować wartości KPI.

Niezależnie od rodzaju projektu na etapie wdrożenia systemu/rozwiązania, stosujemy dobre praktyki i metodyki wdrożenia projektów, np. Prince 2. Nie istnieją co prawda metodyki zarządzania projektami wyłącznie w zakresie transformacji cyfrowej, ale istnieją pewne zalecenia (dobre praktyki), które sugerują, że w jej kontekście należy zwracać uwagę na pewne aspekty wdrażanych rozwiązań. Wymieniane najczęściej najlepsze praktyki wspólne dla programów transformacji cyfrowej to:

• Wspieraj usługi (ang. enable services) – udostępniaj kluczowe funkcje biznesowe za pośrednictwem usług. Można to zrobić, opracowując nowe usługi lub rozbudowując usługi na bazie istniejących funkcji (zazwyczaj odbywa się to w ramach modernizacji starszej wersji).
• Podejście platformowe (ang. platform approach) – rozwiązanie cyfrowe powinno zakładać budowanie skalowalnej i łatwo rozszerzalnej platformę, aby w przyszłości możliwe było dodanie nowych funkcji. Platforma powinna zapewniać wiele potrzebnych funkcji dostępnych od ręki.
• Optymalizacja procesów (ang. process optimization) – konsultanci cyfrowi powinni dokładnie przeanalizować istniejące procesy biznesowe, aby zidentyfikować możliwości optymalizacji procesów, ich automatyzacji lub przedefiniowania za pomocą rozwiązań cyfrowych.
• Optymalizacja punktów kontaktu z klientem (ang. customer touch point optimization) – poznaj potrzeby klientów i ścieżki użytkowników, aby zoptymalizować wrażenia użytkownika w każdym punkcie kontaktu.
• Transformacja iteracyjna (ang. iterative transformation) – opracuj mapę drogową transformacji cyfrowej, aby stopniowo zapewniać przedsiębiorstwu potrzebne funkcje.
• Korzystaj ze zbiorowej inteligencji (ang. harnessing collective intelligence) – w świecie Big Data i mediów społecznościowych rozpocznij współpracę, aby zaangażować użytkowników końcowych w podróż po transformacji cyfrowej i korzystać z informacji od nich pozyskanych.
• Śledzenie metryk sukcesu (ang. Success metrics tracking) – zdefiniuj i śledź metryki sukcesu (takie jak ROI , współczynnik konwersji, ruch w witrynie, przychody online, zadowolenie klientów, wartość zamówienia, koszt online i poprawa wydajności) odpowiednie do dziedziny biznesu.