W ujęciu klasycznym badanie potrzeb szkoleniowych w przedsiębiorstwie polega na ich rozpoznawaniu w sferze organizacyjnej firmy oraz badaniu różnicy pomiędzy sposobem wykonywania zadań przez pracowników a wymaganym przez organizację standardem (kontekst sytuacyjny). Z kolei w podejściu humanistycznym nacisk zostaje przeniesiony z potrzeb organizacyjnych i sytuacyjnych na indywidualne potrzeby pracowników w zakresie samorozwoju (takie jak potrzeby życiowe, rozwój zawodowy, dążenie do doskonałości etc.) realizowanego w organizacji. Podczas przygotowywania badań potrzeb szkoleniowych należy mieć na uwadze oba powyższe aspekty, tak aby dzięki ich realizacji uzyskać konkretne informacje, które pozwolą na dobór odpowiedniej tematyki, zakresu i formy szkolenia. Przełoży się to na wymierne rezultaty w obszarze transformacji cyfrowej oraz zaspokojenie sprofilowanych potrzeb kompetencyjnych pracowników.
Nadrzędnymi celami badania potrzeb szkoleniowych są opracowanie programu szkoleń (w tym określenie liczby godzin szkoleniowych) i wybór metod jego realizacji. Można również wyróżnić kilka celów szczegółowych badania w tym zakresie np.:
- diagnoza poziomu wiedzy, umiejętności, postaw, zachowań i motywacji pracowników w obszarze kompetencji niezbędnych do przeprowadzenia transformacji cyfrowej;
- określenie zakresu tematyki szkolenia;
- identyfikacja uwarunkowań i oczekiwań organizacji;
- zmotywowanie pracowników do aktywnego uczestnictwa w procesie szkoleniowym;
- stworzenie podstaw do oceny skuteczności szkolenia w zakresie nabytej wiedzy, umiejętności, postaw, zachowań i motywacji (przygotowanie do ewaluacji szkolenia).
Badanie potrzeb szkoleniowych jako badanie eksploracyjne ma za zadanie wstępnie zidentyfikować problemy, zjawiska lub wartości, jakie powinno objąć szkolenie. Natomiast jako badanie eksplanacyjne ma znaleźć źródła problemów i przyczyny zjawisk społecznych, a także zweryfikować w jakim stopniu możliwe jest ich rozwiązanie lub modyfikacja w procesie szkolenia. Trafną ocenę sytuacji i identyfikację obszarów kompetencyjnych zapewni jednoczesne stosowanie różnorodnych metod i narzędzi (metody mieszane, heurystyczne). Każda z nich posiada właściwe sobie typy narzędzi badawczych oraz sposoby analizy danych. Wśród najważniejszych metod i technik badawczych, jakie zwykle stosuje się do badania potrzeb szkoleniowych, wyróżnia się:
- Ankieta – w tym przypadku techniką badawczą może być ankieta: bezpośrednia papierowa (PAPI), bezpośrednia komputerowa (CAPI), telefoniczna (CATI) lub internetowa (CAWI). Narzędzia badawcze to kwestionariusz ankiety, składający się w głównej mierze z pytań zamkniętych, uzupełnionych danymi metrykalnymi o charakterze społeczno-demograficznym. Zebrane dane poddawane są analizie statystycznej.
- Wywiad – używane techniki badawcze to wywiady indywidualny pogłębiony lub grupowy zogniskowany. Narzędzie badawcze to scenariusz wywiadu, składający się głównie z pytań otwartych. Wywiady przeprowadza się na celowych, nielicznych próbach badawczych, w których respondenci z założenia są zróżnicowani. W tym przypadku sposobem analizy danych jest analiza tematyczna.
- Obserwacja – używane techniki badawcze to obserwacja: jawna uczestnicząca, ukryta uczestnicząca, ukryta nieuczestnicząca, jawna nieuczestnicząca, eksperyment lub symulacja. Używanym narzędziem badawczym jest kwestionariusz obserwacji. Zebrane dane poddawane są analizie tematycznej.
- Analiza danych zastanych – polega na analizie dokumentów prawnych lub osobistych, wtórnej analizie literatury przedmiotu oraz wtórnej analizie baz danych. Narzędziem badawczym jest spis kluczowych zagadnień do analizy. Zebrane dane mogą być poddane zarówno analizie statystycznej, jak i analizie tematycznej.
Badanie potrzeb szkoleniowych jest podstawą kolejnych etapów transformacji, odnoszących się bezpośrednio do pracowników. Osoby przeprowadzające badania powinny na etapie przygotowania koncepcji, a następnie zbierania informacji, kierować się zasadami metodologii badań społecznych. O doborze metod i narzędzi każdorazowo decydują trenerzy lub osoby wyznaczone do realizacji badania. Osoby te stają się współodpowiedzialne za jego prawidłowy przebieg. Za działania szkoleniowe odpowiedzialność ponoszą również: kadra kierownicza, lider transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwie oraz badani uczestnicy szkolenia. Wszystkie strony procesu powinny ze sobą współpracować oraz, na etapie badania, dążyć do zachowania atmosfery poufności i szczerości. Gwarantuje to otrzymanie faktycznego i autentycznego obrazu sytuacji danego przedsiębiorstwa.
Poza rozpoznaniem problemów ocenia się też powszechność ich występowania na czterech poziomach:
- pracownika-uczestnika szkolenia;
- pracowników-grupy szkoleniowej;
- organizacji;
- otoczenia (funkcjonowania firmy).
Poniżej przedstawiono przykładowy model pytań w ramach ankiety potrzeb szkoleniowych oraz scenariusz wywiadu pogłębionego w przedsiębiorstwie.
Ankieta potrzeb
I. Blok diagnostyczny
- Czy w ostatnim czasie odbywały się w Państwa firmie szkolenia w zakresie __________ (tu wpisujemy interesujące nas obszary)?
- tak, w ubiegłym miesiącu (przejdź do pytania 3)
- tak, w ubiegłym półroczu (przejdź do pytania 3)
- tak, w ubiegłym roku (przejdź do pytania 3)
- wcześniej niż w ubiegłym roku (przejdź do pytania 3)
- nie (przejdź do pytania 2)
- Jeśli nie, to proszę wskazać przyczyny (następnie przejdź do pytania 4).
- Jeśli tak, to jakie było to szkolenie?
II. Blok weryfikacji wiedzy (na przykładzie z zakresu komunikacji interpersonalnej)
Podpowiedź: należy pytać o elementy planowanego szkolenia, tak aby możliwe było zweryfikowanie autentycznego zapotrzebowanie na ich omówienie
- Co to jest komunikacja jedno- i dwustronna?
- Czym różni się komunikat TY od komunikatu JA?
- Czy zna Pan(i) jakieś techniki aktywnego słuchania? Jakie?
- Proszę krótko opisać sytuację, w której trudno było Panu(i) porozumieć się z:
a) pracownikiem/ współpracownikiem
b) kontrahentem/ klientem
III. Blok preferencji w zakresie treści i formy szkolenia
- Jakiej wiedzy z zakresu _____________ oczekuje Pan/i od szkolenia?
- Jakich umiejętności z zakresu _____________ oczekuje Pan/i od szkolenia?
- Jeśli ma Pan/i inne oczekiwania od szkolenia, proszę je opisać.
- Jakie określenia opisują formy szkoleń, które uznałby Pan / uznałaby Pani za najlepiej dopasowane do Waszej działalności? Oceń na skali.
| Indywidualne | 1-2-3-4-5 | Grupowe |
| W miejscu pracy | 1-2-3-4-5 | Poza miejscem pracy |
| Na stanowisku pracy | 1-2-3-4-5 | Poza stanowiskiem pracy |
| Zdalne (on-line) | 1-2-3-4-5 | Stacjonarne (off-line) |
| Teoretyczne | 1-2-3-4-5 | Praktyczne |
Metryczka:
- Rok urodzenia
- Płeć: K/M
- Wykształcenie: podstawowe/zawodowe/średnie/techniczne/wyższe/inżynierskie
- Komórka organizacyjna (miejsce zatrudnienia)
Scenariusz wywiadu na temat potrzeb szkoleniowych
W związku z planowanymi przez Państwa firmę szkoleniami, kontaktujemy się z Państwem w celu rozmowy na temat Państwa doświadczeń, potrzeb i planów związanych z udziałem w pokrewnych szkoleniach. Chcielibyśmy zaproponować Państwu szkolenie „uszyte na miarę” (dopasowane do) Państwa potrzeb i dostarczyć wiedzy i umiejętności, których Państwo potrzebują. W związku z tym prosimy o udzielanie szczerych odpowiedzi, które potraktujemy w sposób poufny i które posłużą wyłącznie do zaprojektowania efektywnego procesu szkoleniowego dla Państwa przedsiębiorstwa. Nasza rozmowa nie powinna potrwać dłużej niż 30-40 minut.
Wprowadzenie
Proszę opowiedzieć o sobie, swoim doświadczeniu zawodowym oraz zakładzie pracy i zadaniach jakie na co dzień wykonuje Pan/i w związku z zatrudnieniem na co dzień.
Diagnoza
- Proszę krótko opowiedzieć o swoich doświadczeniach związanych z udziałem w szkoleniach (nie uwzględniamy tu obowiązkowych szkoleń z zakresu BHP)
Moderator: jeśli następujące kwestie nie zostaną poruszone spontanicznie, to dopytujemy: - jak ta kwestia wygląda u obecnego pracodawcy, a jak wyglądała u innych (poprzednich pracodawców);
- czy badany/badana brał/brała udział w szkoleniach we własnym zakresie, poza pracą i szkoleniami zapewnionymi przez pracodawcę;
- kiedy szkolenia, w których brał/brała udział badany/badana miały miejsce;
- czego dokładnie dotyczyły szkolenia, w których brał/brała udział badany/badana.
- Jeśli badany/badana nie brał / nie brała udziału w szkoleniach u żadnego pracodawcy, ani we własnym zakresie, to próbujemy ustalić przyczyny tego stanu rzeczy (brak funduszy, brak potrzeby, brak chęci, brak możliwości…)
Weryfikacja
Moderator: w tym miejscu celem jest zadanie kilku pytań, mających na celu sprawdzenie wiedzy i umiejętności badanego/badanej w odniesieniu do szkoleń, które deklaruje, że odbył/odbyła. Tu na przykładzie szkolenia z komunikacji interpersonalnej chcemy sprawdzić poziom utrwalenia wiedzy u badanego/badanej.
- Mówił/a Pan/i, że przed czterema miesiącami brali Państwo udział w szkoleniu z komunikacji. Proszę przypomnieć pewne podstawowe elementy tego szkolenia:
- Co to jest komunikacja jedno- i dwustronna?
- Czym różni się komunikat TY od komunikatu JA?
- Proszę wymienić kilka podstawowych technik aktywnego słuchania.
- Proszę opisać krótko sytuację, w której trudno było Panu(i) porozumieć się ze współpracownikiem oraz kontrahentem/ klientem.
Preferencje
- Z uwagi na to, że mamy pewną elastyczność i możliwość priorytetyzacji programu szkoleniowego, chcielibyśmy porozmawiać z Panem/Panią na temat tego, co w temacie _______ (tu pada nazwa obszaru szkoleniowego) szczególnie byłoby przydatne w Pana/Pani pracy? Jaka wiedza? Jakie umiejętności praktyczne? Dlaczego akurat te obszary uznaje Pan/Pani za priorytetowe?
Proszę opowiedzieć o ulubionych, najbardziej efektywnych metodach szkoleniowych z Pana/Pani perspektywy? Dlaczego akurat te są tak efektywne w Pana/Pani przypadku?